在办公室机关大讲堂上的办会心得——机关办会程序与规范

　　各位领导、同志们：大家好，根据机关党委安排，今天同大家共同谈一谈机关办会的话题，主要是讲一些办会的流程和体会心得，按照机关党委要求要报送一个题目，课件上起的名字叫机关办会程序与规范，但由于个人能力有限，讲的内容不一定都正确，请领导和同志们批评指正。由于时间关系，我从23221这几个数字同大家做个简要交流。“2”个问题：“322”指3个阶段，会前、会中、会后，其中包含着“22”个关键点；“1”点心得体会。

　　一、“2”个问题

　　（一）第一个问题：什么是会议？

　　我们常讲办会、办会，那到底什么是会议？经济科学出版社出版的《行政管理学》一书中对会议是这样解释的：会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动，它是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的。会议的基本要素有以下几点：统称为人财物地时。人：召集人、主持人、参会人、发言人、列席人及会议承办人等。财：主要涉及到会议费预算、会议费结算，精简办会，在此不再细述；物：会议名称、会议议题和内容、会议成果等；地：会议地点；时：会议时间、会期；按照会议形式划分，可划分两种：①有会有议的，多数会议属于这种类型。②会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。按照会议类型分的话，在机关办会，接触的会议的类型非常广，从会议性质和内容划分，通常有八大类：①规定性会议，即法定的必须按期召开，比如党代会、全会、民主生活会等；②决策性会议，即领导贯彻民主集中制，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议，比如常委会等；③专业性会议，即为研究某项具体工作、讨论和解决某项具体问题而召开的会议，如专题研讨会、业务培训会等；④协调性会议，即为了协调各部门之间的工作，解决工作中存在的矛盾和问题而召开的会议，如联席会议、协调会等；⑤信息性会议，即为了传递信息、沟通情况而召开的会议，如新闻发布会、情况通报会等；⑥动员性会议，即为了统一思想、部署工作而召开的会议，如动员大会、誓师大会等；⑦总结性会议，即为了总结经验、查找不足、提出改进措施而召开的会议，如年终总结会、项目评估会等；⑧庆祝性会议，即为了庆祝某个重要事件或节日而召开的会议，如庆典、纪念会等。

　　（二）第二个问题：什么是会务？

　　明确了会议的概念，接下来谈谈会务。会务是指围绕会议展开的一系列准备工作和服务保障工作。会务工作的主要内容包括但不限于以下几个方面：一是会议筹备，包括确定会议主题、制定会议议程、选定会议地点、安排会议时间、邀请参会人员、准备会议材料等；二是会议组织，包括会场布置、签到登记、会议记录、会议摄影摄像、会议录音录像、会议资料发放等；三是会议服务，包括会场秩序维护、茶水供应、餐饮安排、住宿安排、交通安排、医疗保障等；四是会议后续工作，包括整理会议记录、撰写会议纪要、发布会议新闻、归档会议资料等。会务工作的质量直接影响到会议的效果，因此，做好会务工作对于确保会议顺利进行具有重要意义。

　　二、“322”指3个阶段

　　（一）会前准备

　　会前准备是整个会议过程的基础，其重要性不言而喻。会前准备工作主要包括以下几个方面：

　　确定会议目标和主题：明确会议的目的和意义，确保会议的主题符合当前工作需要和发展方向，能够有效解决实际问题。

　　2. 制定会议方案：根据会议目标和主题，制定详细的会议方案，包括会议时间、地点、规模、议程、参会人员名单等。会议方案应充分考虑各种可能的情况，做好应急预案。

　　3. 邀请参会人员：根据会议方案，向相关单位和个人发出会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并及时收集参会人员的反馈信息。

　　4. 准备会议材料：根据会议主题，准备相关的背景资料、工作报告、提案建议等会议材料，并提前发送给参会人员，以便他们提前了解会议内容，做好发言准备。

　　5. 布置会场：根据会议性质和规模，选择合适的会场，并进行必要的布置，如摆放桌椅、悬挂横幅、设置指示牌等，营造良好的会议氛围。

　　6. 安排会务人员：根据会议需求，安排专门的会务人员负责会议的各项准备工作，如接待、引导、记录等。

　　7. 落实会议保障：确保会议期间的交通、食宿、医疗等各项保障措施到位，为参会人员提供周到的服务。

　　8. 进行预演彩排：对于重要的大型会议，可以组织预演彩排，检查会议流程是否顺畅，发现问题及时调整，确保正式会议顺利进行。

　　9. 发布会议公告：通过内部网络、公告栏等方式，向全体工作人员发布会议公告，提高会议的透明度和参与度。

　　10. 确认参会人员：在会议召开前一天，再次确认参会人员的出席情况，确保会议能够如期举行。

　　（二）会中执行

　　会中执行是会议的核心环节，也是展现会务水平的关键时刻。会中执行工作主要包括以下几个方面：

　　组织签到：设立签到处，由专人负责参会人员的签到工作，记录参会人员的到场时间和座位号，确保会议秩序井然。

　　2. 主持会议：由主持人按照会议议程主持会议，引导参会人员积极参与讨论，保持会议的高效性和严肃性。

　　3. 记录会议：安排专人负责会议记录，详细记录会议的主要内容、参会人员的发言要点以及会议达成的共识和决定事项。

　　4. 摄影摄像：根据会议性质，安排专业人员进行摄影摄像，记录会议的重要瞬间，为后续宣传报道提供素材。

　　5. 会场服务：安排会务人员负责会场的服务工作，如提供茶水、调整灯光音响设备等，确保会议顺利进行。

　　6. 应急处理：对于会议过程中可能出现的各种突发情况，如设备故障、人员不适等，应及时启动应急预案，妥善处理，确保会议不受影响。

　　7. 互动交流：鼓励参会人员积极发言，促进思想碰撞和经验分享，提高会议的实效性。

　　8. 会议纪律：严格遵守会议纪律，禁止迟到早退、随意走动、大声喧哗等行为，维护会议的庄重气氛。

　　9. 信息发布：对于需要公开的会议内容，可以通过内部网络、公告栏等方式，及时向全体工作人员发布会议信息，增强会议的透明度和影响力。

　　10. 会议监督：安排专人负责会议的监督工作，确保会议按照既定议程进行，防止跑题、拖沓等现象发生。

　　1会议反馈：在会议结束时，可以组织简短的反馈环节，听取参会人员的意见和建议，为今后改进会议组织工作提供参考。

　　（三）会后跟进

　　会后跟进是会议工作的延续，对于巩固会议成果、推动工作落实具有重要作用。会后跟进工作主要包括以下几个方面：

　　整理会议记录：将会议记录进行整理，形成会议纪要，明确会议的主要内容、达成的共识和决定事项，为后续工作提供依据。

　　2. 编写会议纪要：根据会议记录，编写详细的会议纪要，经相关部门审核后，印发给参会人员和相关单位，确保会议成果得到有效传达。

　　3. 归档会议资料：将会议的所有资料，包括会议通知、议程、材料、记录、纪要等，进行分类整理，存入档案室，便于日后查阅和参考。

　　4. 发布会议新闻：通过内部网络、公告栏、新闻媒体等渠道，发布会议新闻，报道会议的主要内容和成果，扩大会议的影响力。

　　5. 跟进会议决议：对于会议达成的共识和决定事项，指定专人负责跟踪落实，定期汇报进展情况，确保会议成果得到切实落实。

　　6. 评估会议效果：通过问卷调查、个别访谈等方式，评估会议的实际效果，总结经验教训，为今后改进会议组织工作提供参考。

　　7. 总结会议经验：在会议结束后，组织相关人员进行总结，梳理会议组织过程中的亮点和不足，提炼出值得推广的经验做法，为今后类似会议的组织提供借鉴。

　　8. 反馈会议意见：将参会人员的意见和建议进行汇总，形成书面材料，报送给相关领导和部门，作为今后改进会议组织工作的参考依据。

　　9. 做好会议善后：对于会议期间产生的各种费用，如场地租赁费、餐饮费、交通费等，要及时进行结算，确保账目清晰、手续完备。

　　10. 感谢参会人员：通过书面或口头的方式，向参会人员表示感谢，肯定他们在会议中的贡献，增进彼此之间的友谊和合作。

　　三、“1”点心得体会

　　通过多年的机关办会实践，我深刻体会到，成功的会议不仅在于会前的精心准备、会中的有序执行，更在于会后的有效跟进。只有将这三个阶段有机结合起来，才能真正发挥会议的作用，推动工作的顺利开展。在未来的会议组织工作中，我们将继续秉持“严谨、务实、创新”的原则，不断优化会议流程，提升会议质量，为推进机关各项工作贡献力量。

　　各位领导、同志们，以上就是我对机关办会的一些粗浅认识和体会，不当之处敬请批评指正。让我们共同努力，不断提高机关办会的水平，为实现机关工作的新跨越作出更大的贡献。谢谢大家！

　　通过本次交流，希望大家能够更加重视会议组织工作，不断提升自身的会务能力，为机关工作的高效运行提供有力支持。同时，也希望大家能够将今天所学应用到实际工作中，不断探索和创新，使我们的会议组织工作更加规范、更加高效。让我们以实际行动践行习近平新时代中国特色社会主义思想，为实现中华民族伟大复兴的中国梦不懈奋斗！

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